Projet de transformation digitale chez le Groupe CIMES
Fondé en 1993, le Groupe CIMES est le leader français de l’externalisation de la gestion de la formation. Les équipes ont su développer très rapidement des expertises et solution de services qualifiées afin de se démarquer dans un marché alors naissant.
Ils sont aujourd’hui le premier prestataire français en gestion externalisée des processus administratifs, logistiques et financiers de la formation.
Pour accélérer sa transformation digitale, le Groupe CIMES fait alors appel aux services de NetDevices.
Le contexte du groupe CIMES : structuration et évolution des systèmes
La transformation digitale, une opportunité
Le domaine du groupe CIMES peut-être directement ou indirectement impacté par « l’ubérisation » de la mise en place des formations (accès direct entre besoins en entreprises et formateurs, modèle SuperProfs) ainsi que l’utilisation de l’IA et blockchain par des acteurs concurrents pour gagner en efficacité process et financière.
Passer par une méthodologie AGILE était une opportunité pour améliorer la visibilité en interne du travail et des priorités de l’équipe “DSI” et avoir une meilleure gestion des priorités avec des objectifs fixés à court terme.
Retrouver du dynamisme et faire évoluer les équipes
Depuis leur création spécialisée dans l’accompagnement des grandes entreprises, le Groupe CIMES a donc étendu ses services aux ETI (Entreprises de taille intermédiaire). Afin de garantir un haut niveau de services à l’ensemble de leurs clients, ils se sont dotés d’une plateforme logicielle performante et innovante : EGOS Formation.
Mise en place en 2007 et développée en propre, cette solution a été un outil très puissant de pilotage et de performance. Il leur a permit de se différencier et d’apporter de la valeur à leurs clients.
Certains retours font ressortir le besoin de faire évoluer EGOS avec un lien entre le commercial et les équipes technique plus efficace et au final rendre EGOS encore plus adapté au contexte actuel du marché, des clients et des usages.
De plus, cela offrait l’opportunité de faire évoluer les méthodologies de travail vers les méthodes AGILE.
Mise en place de l’accompagnement vers la transformation digitale : AGILE
L’objectif de cette transformation digitale était de relancer le système EGOS en interne et externe pour l’adapter au contexte actuel. Pour cela, il était opportun de mettre en place une nouvelle organisation des équipes et des systèmes pour gagner en efficacité
Toutefois, l’enjeu de NetDevices est de bien anticiper les changements du secteur et l’arrivée potentielle de nouveaux acteurs plus “digitaux”.
Pour cela, nous optons pour un passage en méthode AGILE qui implique l’ensemble des personnes de la Direction.
En automatisant ces nouvelles méthodes, nous permettons un gain de temps pour les équipes.
Une réorganisation interne des équipes
La mise en place de la transformation digitale passe par une nouvelle organisation des rôles.
Nous avons ainsi dissocier la partie DSI de la partie Développement : la DSI gère les outils bureautiques, les sujets matériels, licences, réseau. L’équipe de développement n’est pas dérangée et se focalise sur EGOS.
La nouvelle organisation comprend :
- Un Architecte du nouveau projet” et “Product Owner Back-Office”
- Un Lead Dev / Scrum Master qui guide les équipes dans l’application du nouveau cadre méthodologique
- Un Product Owner Front Office qui fait le lien entre le client et les équipes.
- Développeurs
Mise en place de la méthodologie AGILE et l’utilisation de JIRA
L’objectif est de fluidifier les développements et la communication du besoin par la mise en place d’une organisation full-agile en figeant les différentes instances projet nécessaires.
La mise en place de la méthodologie AGILE s’exerce en 3 points :
- Définition des acteurs projets : Product Owner, ScrumMaster et Développeurs
- Instances liées au produit en sa globalité : Story mapping, Rédaction du Backlog, Backlog grooming (ou affinage), Poker planning
- Instances récurrentes liées à l’itération de développement : Daily Sprint Meeting, Sprint planning, Sprint Review (démo), Sprint Retro
Rituel AGILE : Le Daily Sprint Meeting
L’objectif du Daily Sprint Meeting (ou stand-up meeting) est de passer en revue de manière très rapide l’état d’avancement d’un sprint au moment T.
C’est une réunion quotidienne qui s’exerce le matin et qui doit être limitée dans le temps : elle ne dépasse pas quinze minutes.
Le but est de consulter les développeurs sur trois questions essentielles :
- Qu’est-ce qui a été fait hier ?
- Qu’est-il prévu pour aujourd’hui ?
- Il y a-t-il des problèmes ou des imprévus ?
Rituel Poker planning
L’objectif de cet atelier est alors de pouvoir affecter aux US des points de complexité afin de faciliter la planification des sprints et avoir plus de visibilité sur les dates d’atterrissage par rapport à des fonctionnalités.
C’est à l’équipe de développement d’estimer une complexité en story points pour chacune des de ces US en prenant en compte la complexité de développement estimée, la charge/temps de développement approximatif, l’inconnu ou les risques éventuels liés au développement de la story.
En sortie d’atelier les US passent à l’état “prête pour développement” et peuvent être planifiées dans un Sprint.
Rituel Sprint Planning
L’objectif est de prioriser les demandes prêtes et chiffrées afin de les prendre en compte dans un Sprint.
Lors de cet atelier, le Product Owner définit un objectif de Sprint et la liste des demandes à prendre en compte pour le sprint. Idéalement, le choix du PO quant à la priorisation doit se baser sur des données factuelles (ROI) et moins sur la seule volonté.
Rituel AGILE : Sprint Retro
La rétrospective est la réunion essentielle et nécessaire au processus de visibilité et de communication. Elle est faite généralement juste après la démo de Sprint.
Le but est d’instaurer un climat de confiance entre tous les membres de l’équipe.
La rétrospective peut donc prendre plusieurs formats d’une réunion à l’autre.
NetDevices a donc accompagné le groupe CIMES dans sa transformation digitale en s’équipant d’un CDO ou Scrum master. Celui-ci a été en charge de définir la vision et les objectifs stratégiques; de faire adhérer l’ensemble des métiers et des collaborateurs à la culture digitale; de faire évoluer les métiers et l’organisation et finalement de piloter la réalisation des chantiers de transformation digitale.
Nous avons ainsi travaillé à la mise en oeuvre certains sujets techniques pour accompagner le groupe :
- POC de mise en place de Web2Mobile pour l’outil de reporting des évaluations sur mobiles
- Développement de l’outil d’automatisation des processus de traitement des factures en (technos NodeJS, React)
Outil : JIRA
Méthodologie : AGILE, Scrum
